Оформление официальных писем на бланке

Содержание:

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо :

  • Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Оформление деловых писем и других оперативно — и справочно-информационных документов

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Форма обучения _________________________

Курс _____ , группа ____

(Фамилия, имя, отчество студента)

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема: Оформление деловых писем и других оперативно — и

«К защите допускаю»

(ученая степень, звание, Ф. И. О.)

Оценка при защите

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ 4

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем 6

1.2 Классификация деловых писем 15

1.3 Структура текста основных видов деловых писем 20

2 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА 30

3 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32

3.1 Виды некоммерческих деловых писем 32

3.2 Виды коммерческих деловых писем 34

3.3 Электронные письма 34

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 40

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Деловое письмо является основным средством связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка, стиля деловой переписки и требования, предъявляемые к ней.

Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностям конкретного адресата. Поэтому единых требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля, которые обеспечивают элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность делового письма.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, стандартов. Язык деловой переписки должен быть нейтральным. Задачи языка является обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, а также отразить логическую последовательность изложения.

Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т.е. целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценка этой ситуации.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма.

Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности.

Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями [6].

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам.

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста [7].

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

Изучение существа вопроса;

Подготовка и написание проекта текста письма;

Согласование проекта письма;

Изучение существа вопроса предполагает сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов, основное назначение которой — передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких-либо информационных сведений.

Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями. Их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Основные функции делового письма:

информационная — в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей;

коммуникативная — с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;

правовая — содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;

организационная — посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.

Составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:

оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;

текст самого письма.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма) формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица.

При составлении письма на бланке последовательно проставляют реквизиты формуляра письма: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), визы согласования (на копии письма), подпись, оттиск печати (для гарантийных писем), отметка об исполнителе. После подписания при регистрации проставляют дату и регистрационный номер письма, отметку об исполнении документа и направлении копии письма в дело [8].

Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.

Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета.

Этикет — установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет — порядок поведения в системе делового общения.

Основу делового этикета составляют:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение.

В письменном общении деловой этикет выражен в выборе формулировок: обращения — в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. — в основной части текста письма.

Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т.е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения — установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.

В соответствии с традицией делового общения, устанавливающейся сейчас в российских деловых кругах, для выражения официального характера отношений предпочтительнее обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством «господин» (господин Иванов, господин ректор) [9].

Наиболее универсальные формулы обращения, которые могут использовать в любых ситуациях делового общения:

Как правильно составить деловое письмо

Статьи по теме

Деловое (или официальное) письмо — незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса. В нашей статье расскажем как правильно составлять документ и приведем примеры.

Cодержание:

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Все виды и образцы деловых писем

С помощью деловых писем решаются организационные, коммерческие, снабженческие, юридические и многие другие вопросы.

Стиль делового письма отличается лаконичностью, строгостью, ясностью, простотой и чёткостью формулировок, использованием экономической, юридической и другой соответствующей терминологии.

Письма также могут делиться:

  • на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
  • регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
  • нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).

Как написать деловое письмо

Форма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора, но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов.

На заметку. Правильно оформить бухгалтерскую и налоговую документацию можно здесь.

Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.

Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

Комментарий эксперта

Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению.
Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

Пример и структура делового письма

Пример делового письма:

Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению.
Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:

  • реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
  • наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
  • номер письма (исходящий/входящий — если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
  • заголовок письма (кратко обозначенная его тема — запрос, предложение, претензия и т.п.);
  • обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
  • вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению. », «В целях скорейшего решения вопроса. », «Исходя их пунктов договора №. », «Доводим до вашего сведения. » и т.п.)
  • основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
  • заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
  • заверяющие письмо данные отправителя — его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).

Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

Читайте также, как правильно составлять официальные письма:

Правильно составить бухгалтерскую документацию поможет сервис Главбух Ассистент. Попробуйте — первый месяц бесплатно.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  • объективность;
  • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  • нейтральность тона изложения;
  • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  • отсутствие эмоциональных оценок;
  • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Как оформить бланк официального письма?

Статьи по теме

Составление и получение официальных писем — неотъемлемая часть документооборота любой компании. Организации контактируют с представителями государственных органов, официальными лицами, партнерами, клиентами, контрагентами. Правильно оформленное деловое письмо на корпоративном бланке — это лицо компании. Внимательное отношение к разработке бланков поможет произвести хорошее впечатление. Недаром говорят, что совершенство складывается из мелочей.

Из статьи вы узнаете:

Когда использовать бланки писем?

Официальная корреспонденция позволяет компании обмениваться информацией делового характера. Она входит в состав входящих и исходящих документопотоков организации. Существует множество видов деловых писем: рекламные, коммерческие гарантийные, сопроводительные, информационные, претензионные, инструктивные и т.д. Культура деловой переписки требует от предпринимателя умения правильно оформлять подобные документы. В этом может помочь заблаговременно разработанный бланк письма. Он служит визитной карточкой компании, которая демонстрирует ее стиль и формирует благоприятный имидж.

Правильно оформленная деловая корреспонденция позволяет адресату получить полную информацию об отправителе, ее строгий стиль придает информации официальный характер и упрощает последующее использование документации. Это особенно важно на начальном этапе развития компании, когда расходы на рекламу еще ограничены, но уже есть необходимость создания положительного имиджа в бизнес-среде.

Корреспонденция в фирменном стиле обладает привлекательным внешним видом. Соответствие оформления существующим госстандартам делает ее удобной в применении и хранении. Заранее утвержденная форма незаменима, когда нужно ускорить составление корреспонденции и сократить трудозатраты на ее оформление.

Требования к оформлению бланков писем организаций

Разработка бланка делового письма входит в обязанности службы делопроизводства. Как правило, специалист разрабатывает форму документа с учетом требований существующих стандартов, а профессиональный дизайнер оформляет его в рамках создания корпоративного стиля.

К нормативным документам, регламентирующим правила разработки фирменных бланков, можно отнести:

ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги.

Данный стандарт устанавливает требования к формату бумаги. В большинстве случаев используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм).

ГОСТ 6861-73 Бумага писчая цветная. Технические условия

Содержит требования к качеству бумаги. В делопроизводстве обычно используют белую, желтую или кремовую бумагу. Такие цвета облегчают чтение: текст выглядит более контрастным. Если корреспонденция предназначена для длительного хранения, следует воспользоваться белой бумагой высшего качества, чтобы избежать выцветания текста.

ГОСТ 28581-90 Машины пишущие механические и электромеханические

Регламентирует шаг текста, устанавливает соотношение размеров букв и пробелов между ними.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации

Является основным стандартом для официальных документов, устанавливает требования к их оформлению.

Образец углового бланка делового письма организации (прил. 2 рис. Б-2)

Образец оформления продольного бланка официального письма (прил. 2 рис. Б-3)

Скачайте документы по теме:

Классификация бланков делового письма

Официальные бланки классифицируются по нескольким основаниям:

Такое расположение считается традиционным. Оно позволяет экономно использовать площадь листа, размещая данные отправителя в левом верхнем углу. Правый верхний угол используется для реквизитов адресата.

Реквизиты расположены по центру верхней части листа. Это удобно, если у компании длинное название или есть необходимость указать реквизиты на нескольких языках. В этом случае слева помещают текст на русском, а справа — на национальном.

Отметим, что выбор продольного или углового оформления не влияет на юридическую силу документа.

Составителем может выступать:

  • Компания;
  • Организационное подразделение;
  • Должностное лицо.

Оформление бланка делового письма

Оформление фирменной корреспонденции должно соответствовать требованиям корпоративного стиля и брендбука организации при его наличии. Зачастую первое представление о компании складывается при взгляде на ее официальный бланк. Он должен быть достаточно строгим, т.к. является инструментом деловой коммуникации, и не содержать излишних декоративных элементов.

Официальная корреспонденция может служить имиджевым инструментом, поэтому важно оформить бланк письма в соответствии с правилами типографики и требованиями делового стиля. Так, например, не стоит использовать несколько разных шрифтов, не сочетающихся между собой. Кроме того, лучше не видоизменять шрифты (подчеркивание, курсив), если на то нет достаточно объективных причин.

При оформлении рекомендуется придерживаться следующих принципов:

  1. Избегать использования фоновых изображений, которые затрудняют чтение и не передаются при сканировании и отправке по факсу;
  2. Использовать хорошо читаемый, простой шрифт;
  3. При компоновке элементов дизайна и размещении текста оставлять чистыми поля: 20 мм. слева, 10 — справа, 20 — сверху и 20 — снизу.
  4. Неизменяемые реквизиты и контактную информацию располагать в колонтитулах, чтобы избежать непреднамеренного изменения.
  5. Не использовать для печати бумагу, плохо впитывающую чернила (глянцевую, мелованную, чтобы максимально сохранять подписи и печати.

Реквизиты бланка официального письма

Для того чтобы оформить бланк письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, требуется расположить на нем все обязательные реквизиты:

Герб Российской Федерации или ее субъекта (для государственных организаций);

Логотип или товарный знак компании;

ОГРН (основной государственный регистрационный номер);

ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет);

ОКПО (код компании по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий);

ОКУД (код формы документа);

Полное наименование организации в соответствии с уставом;

Организационно-правовая форма (ООО, ЗАО, ОАО и т.д.)

Справочные данные о компании-отправителе (контактная информация, банковские реквизиты);

Отдельно располагают ограничительные отметки для следующих реквизитов:

  • дата создания;
  • регистрационный номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

При необходимости оставляют ограничительные отметки для верхней границы зоны реквизитов:

  • адресат (Наименование компании-адресата в именительном падеже);
  • заголовок к тексту (кратко раскрывает содержание документа, не является наименованием вида документа);
  • отметка о контроле;
  • текст.

Юридической силой обладает корреспонденция с подписью должностного лица, составившего документ, и печатью организации. При этом, согласно ГОСТ 6.30-2003, подпись должна быть поставлена собственной рукой отправителя. Печать заверяет ее подлинность и используется, как правило, для финансово значимой документации, а также при удостоверении прав должностных лиц.

К необязательным реквизитам относятся: отметка о наличии и количестве приложений, а также отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии.

Образец бланка делового письма

Для того чтобы правильно оформить бланк письма, рекомендуется обратиться к существующим государственным стандартам, а именно ГОСТу 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт содержит образцы бланков, которые необходимо использовать любой организации при разработке собственной формы документации.

Смотрите еще:

Комментарии запрещены.