Оформление личного дела уволенного

Помощь: Подготовка личных дел к передаче в архив организации

ПОДГОТОВКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.

Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2006 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2006 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2007 г.

Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов в деле;

— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

— составление заверительной надписи дела;

— описание дела на обложке.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно (примечание 1).

Внутренняя опись составляется к делам, которые включают документы, сформированные по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела, например внутренние описи к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами и т.п.

Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями (п.5.1.21 Основных правил работы архивов организаций) в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, отображающая цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно от листов дела. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив.

Пример оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством, приведен в приложении 1.

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.

Форма листа-заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 2. Пример заполнения листа-заверителя личного дела приведен в приложении 3.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение) (примечание 2), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

(Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь)
(Госкомархив)

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
(Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

В данном примере старое название вышестоящей организации («Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь») заключено в скобки, а новое название («Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь») дописано ниже.

После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты приказов о приеме и увольнении работников (примечание 3). Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например:

Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов. При этом следует помнить, что согласно Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, для личных дел руководящих работников государственных органов, работников, имеющих почетные звания, государственные премии, награды, ученые степени и звания, устанавливается срок хранения «постоянно».

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:

— номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, — присваивается соответствующим архивом);

— номер дела по описи.

Например: Ф.32. Оп.2-л/с. Д.420.

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 4.

Примечание 1. На тома разбиваются дела, объем которых превышает 250 листов.

Примечание 2. Например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения).

Примечание 3. Датами приказов являются даты их подписания.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Пример оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством

Внутренняя опись

документов личного дела № 115, Янушевич Иосиф Павлович

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11

ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА

Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.

Общие правила систематизации документов и формирования дел

Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).

Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.).

В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в:

— Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);

— Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 «Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558» говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

— временного хранения (до 10 лет включительно);

— долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

— постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.

Личное дело формируется в два этапа:

— в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;

— в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

— копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.

Обеспечение сохранности личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих

  • Тамбовцева Татьяна | главный специалист архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области

Личные дела уволенных государственных гражданских служащих и муниципальных служащих нельзя через год сдать в архив, как мы поступили бы с личными делами остальных уволенных работников.

И здесь мы сталкиваемся с противоречием действующих норм законодательства – особый порядок работы с такими делами до конца не урегулирован. По запросу ЭПК Министерства государстевенно-правового развития Омской области Росархив дал свои официальные разъяснения. Автор статьи, будучи инициатором рассмотрения данного вопроса, показывает выход из затруднительного положения.

Анализ действующего законодательства

З ачем законодатель ввел особый порядок работы с личными делами уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих? Дело в том, что если эти люди, уволившись из вашей организации, потом опять поступают на государственную / муниципальную службу, ваша организация должна будет передать новому работодателю личное дело такого человека. И новый работодатель продолжит его формирование – будет добавлять в него новые документы. Целесо­образность такого подхода в масштабах государства ясна. Но вот технология работы до конца в нормативных документах не прописана, поэтому возникают проблемы. Возникли они и у нас, в органах государственной власти Омской области и муниципальных архивах. Камнем преткновения стали место, сроки и условия хранения, субъект хранения таких дел.

Сначала наше архивное управление попыталось найти решение самостоятельно, и вот что удалось выяснить.

Статья 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее по тексту – Закон № 25-ФЗ) возлагает обязанность по ведению личных дел муниципальных служащих на орган местного самоуправления. При этом ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в том же порядке, что и личных дел государственных гражданских служащих, который регламентируется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (далее – Положение).

Итак, всего два нормативных документа, но и в них нашлись противоречия! Смотрите ниже подчеркнутые фрагменты цитат из этих документов.

1. На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

2. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

3. При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их правопреемникам.

4. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

В данных двух документах указаны разные места хранения дела: кадровая служба и архив организации. Кроме того, несмотря на бланкетный характер 1 пункта 2 статьи 30 Закона № 25-ФЗ, отсутствует информация: чье личное дело (уволенного?), с какого времени хранить 10 лет (со дня увольнения?), имеется неточность формулировки: «при увольнении» вместо «после увольнения».

Неоднозначность толкования данного вопроса (о месте, субъекте, сроках и условиях хранения) имеет место и в комментариях к законодательству:

Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (А.М. Куренной, С.П. Маврин, Е.Б. Хохлов): «Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, по общему правилу хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив».

Комментарий З.С. Богатыренко «Новейшие тенденции защиты персональных данных работника в Российском Трудовом праве»: «Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, за исключением назначенных на государственные должности, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив».

Комментарий к Федеральному закону от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» с использованием правовых актов по состоянию на 01.08.2007 (А.В. Колесников, А.О. Макаров, И.Н. Осипова): «После прекращения служебных отношений личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. Оно хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы».

Комментарий (постатейный) к Федеральному закону от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» Центра публично-правовых исследований с использованием правовых актов по состоянию на 1 июня 2007 года (под редакцией профессора А.Н. Козырина): «Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив».

Комментарий к законодательству (Г.А. Корнийчук, «Государственные служащие. Особенности регулирования труда»): «При расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы гражданский служащий исключается из реестра государственных гражданских служащих государственного органа, а его личное дело в установленном порядке сдается в архив этого государственного органа».

Существенным недостатком изложенного в нормах является также то, что при практическом их применении возникает ряд противоречий, касающихся порядка работы с личным делом после увольнения работника, определенного Основными правилами работы ведомственных архивов (утв. приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 г. № 263, далее – Основные правила), в том числе:

  • проведение экспертизы ценности, в рамках которой при полистном просмотре изымаются неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения (пункт 3.3.3);
  • упорядочение (полное оформление, описание 2 ), производимое не позднее, чем через 2 года после завершения дел делопроизводством на стадии передачи дела в архив (пункты 4.1.3, 7.1.17, 7.4.6);
  • соблюдение условий хранения документов (пункт 5.1).

Решение названных вопросов применительно к личным делам государственного гражданского служащего и муниципального служащего зависит от решения принципиального вопроса – являются ли указанные документы архивными или документами в делопроизводстве соответствующего органа.

В целом законодатель предполагает хранение личных дел уволенных государственных (муниципальных) служащих в делопроизводстве в течение 10 лет в неупорядоченном виде без проведения в них экспертизы ценности документов, что не согласуется с пунктом 3.3.3 Основных правил.

Кроме того, из содержания рассматриваемых норм во взаимосвязи с пунктами 4.1.3, 7.1.17 Основных правил следует, что в течение 10 лет, пока личное дело хранится в кадровой службе государственного органа (органа местного самоуправления), полное оформление дел не проводится, поскольку личное дело не приобрело статуса архивного документа.

Противоречие между Законом № 25-ФЗ, Положением (с одной стороны) и архивными правилами (с другой) заключается еще и в следующем. Целью хранения личного дела в кадровой службе является сохранение в неизменном состоянии состава входящих в него документов для последующей передачи личного дела в государственный орган (орган местного самоуправления) по новому месту замещения должности государственной гражданской службы (муниципальной службы). Но это лишь одна (красивая) сторона медали.

Ее обратной (менее приятной) стороной является неупорядоченное хранение личных дел уволенных государственных (муниципальных) служащих, причем за 10 лет хранения в кадровой службе они могут претерпеть нежелательные изменения и даже быть утрачены физически. В то время как наличие описи дел по личному составу дает дополнительные гарантии сохранности, в т.ч. позволяет соблюдать правила оформления архивных справок в части указания архивных шифров документов, послуживших основанием для составления указанных справок (пункты 9.1, 10.2.4, 10.2.7 Основных правил).

Условия хранения документов в кадровой службе и в архиве государственного органа (органа местного самоуправления) существенно отличаются. Если в архиве обеспечивается комплекс работ (пункт 5.1 Основных правил):

  • предоставление специального (приспособленного) помещения в административном здании;
  • оборудование помещения средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
  • применение спецоборудования (стеллажей, сейфов, коробок);
  • создание оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведение санитарно-гигиенических мероприятий, то в кадровой службе, как правило, для обеспечения сохранности документов используется только специальное оборудование (сейфы).

Ввиду того что личные дела уволенных закончены делопроизводством, их следует относить к архивным документам и распространять на них режим хранения, соответствующий Основным правилам! К такому выводу, заслушав информацию автора, в целом склонялась экспертно-проверочная комиссия Министерства государственно-правового развития Омской области (далее – ЭПК Министерства).

Официальное разъяснение

Итак, мы выяснили, что пункт 2 статьи 30 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации», пункт 23 Положения, а также Основные правила работы ведомственных архивов противоречат друг другу. Мы обратились с официальным запросом в Центральную экспертно-проверочную комиссию при Федеральном архивном агентстве с просьбой рассмотреть предложения ЭПК нашего Министерства для вынесения рекомендаций по данному вопросу. И вот, после получения ответа Росархива, мы смогли рекомендовать органам государственной власти Омской области и органам местного самоуправления рассматривать личные дела уволенных государственных гражданских служащих и муниципальных служащих как документы с двойным статусом:

  • как документы в делопроизводстве – в целях применения норм об экспертизе ценности, упорядочении (полном оформлении, описании) документов;
  • как архивные документы – в целях создания оптимальных условий хранения указанных документов в кадровой службе до передачи их в архив.

Росархив согласился с высказанным нами мнением о существенных противоречиях в федеральном законодательстве, при этом в целях обеспечения сохранности и учета личных дел рекомендовал государственным (муниципальным) органам следующее:

. В течение всего срока хранения в кадровой службе такие дела не могут подвергаться процедурам, установленным Основными правилами при передаче на ведомственное архивное хранение обычных личных дел уволенных – проведению экспертизы ценности и полному упорядочению дел.

В связи с этим Росархив полагает целесообразным рекомендовать организациям, в которых имеются должности государственной гражданской службы или муниципальной службы, следующее:

1) Кадровые службы организаций в целях обеспечения сохранности находящихся у них на хранении личных дел уволенных государственных гражданских служащих или муниципальных служащих в конце каждого года составляют их опись по форме описи дел структурного подразделения (приложение № 6 к Основным правилам), не делая записей о передаче и приеме дел в ведомственный архив.

2) В случае передачи кадровой службой личного дела уволенного государственного гражданского служащего или муниципального служащего в другую организацию в указанной описи в графе «Примечание» делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

3) По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих или муниципальных служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией (например: опись дел постоянного хранения – № 1, опись по личному составу – № 2, опись личных дел государственных служащих – № 3) и кадровая служба передает их в порядке, установленном Основными правилами, на хранение в ведомственный архив.

Что же касается высказанного предложения о создании в кадровых службах организаций условий хранения. аналогичных условиям архивного хранения, то это вряд ли осуществимо. Учитывая сравнительно небольшое количество таких дел, представляется целесообразным рекомендовать кадровым службам организаций обеспечить для них сейфовое хранение, что будет посильным для большинства организаций.

Образец оформления описи дел структурного подразделения по личному составу уволенных государственных / муниципальных служащих

Она составляется кадровой службой на личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих по окончании каждого делопроизводственного года по форме, указанной в приложении № 6 Основных правил (опись дел по личному составу структурного подразделения организации), причем записи о передаче и приеме в архив, имеющиеся в форме, не делаются.

В нашем примере номер описи дел – 09 л/с­2008, где 09 – цифровое обозначение структурного подразделения по штатному расписанию, л/с – прописные начальные буквы наименования категории документов (личный состав), 2008 – год увольнения работников, по которому их личные дела включаются в опись. Опись имеет валовую нумерацию.

В случае передачи личного дела уволенного в другой государственный орган в описи в графе «Примечание» делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи (вид документа, его дата и номер).

В опись включается дело «Документы… о передаче личных дел уволенных. » с указанием в графе 6 срока его хранения 75 лет (срок хранения актов приема-передачи данного вида установлен в соответствии со статьей 667 Перечня типовых управленческих архивных документов. 2010 года).

Образец оформления описи дел организации по личному составу уволенных государственных / муниципальных служащих

Данная опись составляется кадровой службой на основе описи дел структурного подразделения на личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих по истечении 10-летнего срока их хранения в кадровой службе. Она составляется по форме, указанной в приложении № 38 к приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10.09.2007 № 1273. Данная опись является самостоятельной описью с отдельной нумерацией.

Общее количество дел в ней будет менее его количества в описи дел структурного подразделения (см. Пример 1) в связи с фактами передачи дел. В опись включаются по году увольнения личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих, не переданные в другой государственный орган (в нашем примере – в годовой раздел за 2008 год включены личные дела В.И. Климовой и Т.М. Швецовой).

Дело «Документы… о передаче личных дел уволенных. », включенное в нашем примере в годовой раздел за 2008 год, составляют документы о передаче личных дел В.И. Климовой и Т.М. Швецовой, в годовой раздел за 2009 год в него будут включены документы о передаче личного дела Л.И. Усольцевой, за 2010 год – П.А. Тарасова.

По этой описи личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих будут переданы в установленном порядке на хранение в архив организации.

Существуют три основных способа изложения элементов норм права в статьях нормативных правовых актов. При прямом способе изложения элемент нормы права прямо излагается в статье. При отсылочном способе изложения в статье элемент нормы права полностью не излагается, вместо этого содержится отсылка на конкретную статью того же или другого нормативного правового акта. При бланкетном способе изложения элемент нормы права выражен в самой общей форме, отсылая к другим нормативным правовым актам (без указания на конкретную норму, где можно найти недостающие сведения), к определенным отраслям права и даже к «действующему законодательству». Таким образом, при бланкетном изложении элемента нормы права он остается неопределенным. Вернуться назад

Полное оформление дела включает подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Кроме того, обязательному оформлению подлежит годовой раздел сводной описи дел по личному составу (личных дел уволенных) организации. Вернуться назад

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? по возможности, сошлитесь на законодательство. заранее благодарна.

Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.
Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.
Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем:
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том.
Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов:
Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы).
Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив:
При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела)
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. 3.6.3 Правил).

Смотрите еще:

  • Продавец связной обязанности Должностная инструкция менеджера по продажам УТВЕРЖДЕНО Приказом № 60 /ДИ от « 10 » сентября 2012 г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Должность: «Менеджер по продажам» Подразделение: «Отдел […]
  • Судебный контроль на этапе досудебного производства призван Вопрос 1. Понятие и сущность судебного контроля на этапе предварительного расследования В заключении следует отметить, что вопросы процессуального взаимодействия следователя с […]
  • Рапорт увольнение по болезни Увольнение прапорщика по состоянию здоровья В.зв прапорщик, должность радиотехник. Признан ВВК ограниченно годным к военной службе. Правильно ли понимаю, что могу уволиться в связи с […]
  • Оценка ущерба после дтп краснодар Независимая экспертиза автомобиля после ДТП Услуги независимого автоэксперта и автоюриста по Краснодарскому краю г. Краснодар, ул. Вишняковой, д.2, оф. 2 фотографирование […]
  • Адвокат ольга сулима Министр финансов Нижегородской области Ольга Сулима вошла в попечительский совет регионального Фонда капремонта Нижний Новгород. 29 июня. НТА-Приволжье — Министр финансов Нижегородской […]
  • Водительские права в бутово 14 Ноября 2017 В центре «Мои документы» теперь можно получить водительские права Пилотный проект по оформлению водительских удостоверений в столичных центрах госуслуг был запущен в […]
  • Какой размер выплаты за третьего ребенка Назван размер пособия на ребенка в Украине в 2018 году Помощь выплачивается поэтапно в течение трех лет Помощь при рождении ребенка остается в последние годы неизменной — 41 280 грн — и […]
  • Договор дарения доли жилого дома образец 2018 ДОГОВОР ДАРЕНИЯ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА - ДОЛИ КВАРТИРЫпроект, образец, форма, бланк, шаблон, пример 2018 год ДОГОВОР дарения доли квартиры Россия, город Ростов-на-Дону, двадцать восьмое […]

Комментарии запрещены.