Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018г приказ

Содержание:

Компенсация за неиспользованный отпуск

Статті за темою

Отдых или компенсация за неиспользованный отпуск ? Такой жизненный вопрос приходится порой решать каждому из нас в обычной жизни. Может возникнуть он и на работе при выходе в отпуск и звучать так: отпуск или компенсация? В этой консультации поговорим о том, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск и по каким видам отпусков, как определить неиспользованные дни отпуска и посчитать компенсацию.

Содержание статьи:

Выплачивается ли компенсация за неиспользованный отпуск

Порядок оплаты предоставления отпусков регламентируется Законом Украины “Про отпуска” от 15.11.1996 г. № 504 (дальше – Закон про отпуска) и КЗоТ.

Ответом на вопрос, можно ли получить компенсацию за отпуск, будет: полностью заменить отпускные на компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения нельзя (ст. 2 Закона про отпуска). Это возможно только частично со следующими ограничениями (ст. 24 Закона про отпуска):

  • должно быть желание сотрудника (не работодателя), т.е. заявление;
  • сотрудник должен быть старше 18 лет;
  • продолжительность ежегодного и дополнительного отпуска не должна быть менее 24 дней;
  • денежная компенсация за неиспользованный отпуск возможна только за ежегодный отпуск (основной и дополнительный).

Узнайте также:

Пример 1. Сотрудник имеет неиспользованный ежегодный отпуск продолжительностью 31 день. Тогда он должен на 24 дня взять отпуск. Компенсация неиспользованного отпуска может быть проведена за оставшиеся 7 дней.

Подчеркиваем, что 24 дня отсчитывается за каждый рабочий год. Если сотрудник накопил много дней отпуска за несколько лет, то за каждый такой год он должен использовать 24 дня.

Бухгалтер должен убедиться в том, что сотрудник при компенсации отпуска действительно имеет “сверхлимит” в 24 дня уже использованных для отпуска рабочего года.

Пример 2. Например, сотрудник за 2 года накопил 48 календарных дней отпуска и хочет, чтобы вместо части из них была компенсация отпуска. В этом случае уму следует вообще отказать, потому что за каждый рабочий год по 24 дня, и мы получаем 2×24 = 48, т.е. у сотрудника нету “сверхлимита”.

Но сразу по примеру 2 сделаем оговорку – уже сама эта ситуация нарушает законодательство, потому что непредставление ежегодного отпуска полной продолжительности на протяжении 2 лет подряд запрещено (ст. 80 КЗоТ).

Часто отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем. Однако отпускные выплачивают одной суммой независимо от того, вписывается отпуск в пределы одного месяца. Как это влияет на налогообложение и отчетность?

Денежная компенсация за отпуск и ответственность

Даже если сотрудник упорно настаивает на полной замене его отпуска на денежную компенсацию, то бухгалтеру и руководителю следует ему твердо отказать. Сотрудник просто не имеет на это права, кроме одного варианта: при увольнении (об этом ниже). Если же работодатель идет на поводу у сотрудника, то он рискует “заработать” штрафы от Минтруда за неправомерную денежную компенсацию отпуска:

  • за финансовое нарушение – нарушение “других требований трудового законодательства” (ст. 265 КЗоТ) в размере 1 минимальной зарплат на момент выявления нарушения в целом по всем работникам (3723 грн в мае 2018 г.);
  • за административное нарушение – “нарушение требований законодательства о труде” в размере от 510 до 1700 грн первый раз и от 1700 до 5100 грн за повторное нарушение на протяжении года.

При этом штраф не зависит от количества “переплаченных” дней отпуска (возможен даже за 1 день).

Рассчитать отпускные онлайн — удобный сервис для рассчета ежегодного отпуска.

Пересмотрите:

Компенсация отпуска при увольнении

Денежная компенсация неиспользованного отпуска при увольнении – это уже обязанность работодателя (ч. 1 ст. 24 Закона про отпуска, ч. 1 чт. 83, ч. 1 ст. 116 КЗоТ). В этом случае компенсируются полностью все неиспользованные дни отпуска, независимо от лимита “24 дня”. Денежная компенсация отпуска при увольнении начисляются за такие виды отпуска (ст.19, ст. 24 Закона про отпуска, ст. 84 КЗоТ):

Такие дополнительные отпуска как на учебу, творческий отпуск при этом, конечно, не оплачиваются, так как право на них не накапливается.

При увольнении отпуск оплачивается в полном объеме, включая дни неиспользованного отпуска за прошлые годы.

При увольнении сотрудник должен решить вопрос: отпуск или полная компенсация неиспользованных дней отпуска, а может, часть отпуска и компенсация за оставшуюся часть. Это его право!

Но тут есть еще один нюанс: увольняющийся сотрудник имеет право уйти в отпуск перед увольнением, а потом быть уволенным в последний его день (ст. 3 Закона про отпуска). В таком случае происходит оплата отпускных перед выходом в отпуск в стандартном режиме.

При получении такого отпуска не существует каких-то ограничений по его продолжительности. Если у сотрудника накопились дни отпуска за несколько прошлых лет, то он может “отгулять” их полностью и получить отпускные в полном объеме.

Подчеркиваем, такой отпуск возможен только по требованию работника. В стандартном случае – компенсация отпуска. Единственное исключение, когда сотрудник увольняется без права на предоставление такого отпуска – увольнение за нарушение трудовой дисциплины. В этом случае только один вариант – денежная компенсация отпускных.

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск

Рассмотрим один важный отличительный нюанс, связанный с компенсацией дополнительных отпусков при компенсации отпуска без увольнения и при увольнении. Он связан с учетом дополнительных отпусков в целом и отпуска на детей. Почему отпуск на детей в одном случае (компенсация отпуска при увольнении) оплачивается, а в другом случае – нет (компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения).

При расчете компенсации отпуска без увольнения отпуск на детей не оплачивается. Но при расчете компенсации отпуска с увольнением отпуск на детей оплачивается.

Для ответа на поставленный вопрос посмотрим в нижеприведенную таблицу.

Дополнительные отпуска

  • отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона про отпуска)
  • отпуск за особый характер труда и работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 8 Закона про отпуска);
  • другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.
  • отпуск работникам, которые имеют детей или совершеннолетнего ребенка – инвалида подгруппы АІ группы (ст. 19 Закона про отпуска). Сюда относятся в частности отпуска женщинам, которые имеют 2-х и более детей в возрасте до 15 лет, одиноки матери, вдовы;
  • отпуск в связи с учебой (ст. 15 Закона про отпуска).

Эта таблица показывает причину отличия в начислении компенсации отпуска, так как:

  • компенсация отпуска при увольнении согласно ч. 1 ст. 24 Закона про отпуска включает ежегодные отпуска и отпуск на детей;
  • компенсация отпуска без увольнения согласно ч. 4 ст. 24 Закона про отпуска включает только ежегодные отпуска.

Все это подводит к одному выводу: дополнительные отпуска на детей не относится к ежегодным отпускам, предусмотренных п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона про отпуска, и поэтому на них не распространяется порядок компенсации отпусков без увольнения (эта же мысль содержится в письме Минсоцполитики от 19.01.2017 г. № 132/0/101-17/284). Это же касается учебных отпусков (они не оплачиваются в обеих случаях).

Существует еще один специфический отпуск, вызывающий вопросы, – “чернобыльский” отпуск. Он вообще не относится ни к ежегодным, ни к дополнительным. Это своеобразная льгота и компенсация (ст. 20, 21 Закона Украины от 28.02.1991 г. № 796). Этот отпуск не связан с выполнением работы сотрудником и, естественно, не подлежит компенсации.

Пример 3. Сотрудник имеет 24 дней ежегодного основного отпуска и 10 дней отпуска на детей. Он хочет уйти в основной отпуск на 14 дней, 10 дней отпуска на детей и оставшиеся 10 дней основного отпуска заменить компенсаций. Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск в этом случае?

На первый взгляд правило “24 дня” выполняется: основной (14 дней) + на детей (10 дней) = 24 дня и оставшиеся 10 дней основного отпуска как бы можно заменить. Но именно вышеуказанные соображения и письмо Минсоцполитики говорит, о том, что: нет, так делать нельзя. В этом случае работник вообще не имеет право на компенсацию отпуска без увольнения. Даже если он уйдет в основной на 24 дня, то у него останутся 10 дней отпуска “на детей”, которые не заменяется на денежную компенсацию. Только при увольнении денежная компенсация будет учитывать все 34 дня. Добавим, что срока давности по отпускам на детей нету, и сотрудник при увольнении получит в полной мере за все неиспользованные дни этого отпуска.

Полезная статья:

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск

Выплата за неиспользованный отпуск опять по срокам зависит от того, без увольнения или при увольнении она происходит:

  • выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения – выплата может произойти в любой момент, который должен быть указан в приказе о предоставлении отпуска, например, единовременно с выплатой отпускных или сразу после использования отпуска (письмо Минсоцполитики от 07.12.2016 г. № 731/13/116-16). Также выплата компенсации отпуск может состоятся и в день выплаты зарплаты (все это не будет нарушением). Можно зафиксировать эти сроки оплаты неиспользованные отпускав колдговоре;
  • компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – должна быть выплачена в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, то выплата компенсации должна состоятся не позже следующего дня после предъявления работником требования о расчете (ст. 116 КЗоТ).

Работодатель должен следить, как выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, так как оплата неиспользованного отпуска с нарушением сроков выплаты компенсации – штраф по ст. 265 КЗоТ.

Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения

Компенсация за отпуск должна выплачиваться в следующим порядке:

  • компенсация отпуска без увольнения – на основании заявления работника и приказа руководителя;
  • компенсация отпуска при увольнении – не требует заявления, так это обязанность работодателя.

Основанием для начисления является сам приказ об увольнении.

Для автоматического расчета отпуска воспользуйтесь онлайн-калькулятором:

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Выясним теперь, как считается компенсация за неиспользованные дни отпуска. Расчет за неиспользованный отпуск происходит аналогично расчету отпускным. Таким образом, как считать компенсацию за неиспользованный отпуск объясняет Порядок исчисления средней заработной платы (постановление КМУ от 08.02.95 г. № 100, далее – Порядок № 100). Это значит, что правила расчета компенсации за неиспользованный отпуск будут следующие:

  • производим расчет неиспользованных дней отпуска;
  • расчетный период – 12 месяцев до месяца начисления компенсации;
  • при расчете отнимаем праздничные и нерабочие дни;
  • рассчитываем среднедневную зарплату;
  • учитываем те же выплаты за период, что и при расчете отпускных.

Расчет компенсации отпуска и расчет отпускных ничем не отличаются!

Как рассчитать дни неиспользованного отпуска

Дни неиспользованного отпуска определяются пропорционально отработанный дням, так как исходя из формулы расчета отпускных каждый отработанный день влияет на их сумму. Для понимания расчета вспомним, что такое рабочий год. Он начинается со дня заключения трудового договора (ч. 1 ст. 6 Закона про отпуска) и после этого дата отсчета рабочего года не меняется. Например, если сотрудника приняли на работу 15.05.2017 г., то рабочим годом для него будет 15.05.2017 г. – 14.05.2018 г. и так далее.

Пример 4 (как рассчитать неиспользованный отпуск). Сотрудник идет в отпуск 21.05.2018 г. День принятия на работу – 05.12.2016 г. Сотрудник имеет 24 календарных дня основного отпуска и 7 календарных дней дополнительного отпуска ежегодно. С даты приема на работу в отпуск не ходил.

Таким образом, за рабочий год 05.12.2016 – 04.12.2017 г. он имеет 24 +7 дней отпуска.

Также в текущем рабочем году сотрудник отработал 167 календарных дней (05.12.2017 – 20.05.2018). Количество праздничных и нерабочих дней на этот период составляет: 7 дней. В рабочем году (05.12.2017–04.12.2018) всего 365 календарных дня и 11 праздничных и нерабочих дней.

Выходит, что расчет неиспользованного отпуска будет иметь вид:

  • 24×(167 – 7)/(365 – 11) = 10,85 ≈ 11 кал. дней основного отпуска;
  • 7×(167 – 7)/(365 – 11) = 3,16 ≈ 3 кал. дня дополнительного отпуска.

Выходит, что сотрудник может уйти на 38 дней в отпуск (=11+3+24) и получить компенсацию еще за 7 дней, потому что в прошлом рабочем году он лимит “24 дня” уже выбрал. По текущему рабочему году 3 кал. дня компенсацией заменить мы не можем, так еще не набран лимит “24 дня”.

Как посчитать компенсацию за отпуск

Как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск подскажет формула расчета компенсации за неиспользованный отпуск:

сумма компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск

Статті за темою

Каждому работнику трудовое законодательство гарантирует отдых в форме отпуска. Но не всегда работник полностью использует этот отдых, поэтому ему и выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. Рассмотрим, как ее рассчитать.

Содержание статьи:

Какие отпуска компенсируем

Отпуска бывают нескольких видов:

  • ежегодный (основной и дополнительный);
  • дополнительный для обучения;
  • творческий;
  • для организации и участия в соревнованиях;
  • социальный;
  • за свой счет.

Из всех видов отпусков компенсируем только ежегодный и отдельные социальные (ст. 24 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Компенсация за неиспользованный отпуск работнику бюджетного учреждения начисляется за дни всех ежегодных отпусков, которыми он не воспользовался, то есть:

  • основного;
  • дополнительного за особенный характер труда;
  • дополнительного за вредные и тяжелые условия труда;
  • других дополнительных отпусков, определенных законодательством (речь идет о дополнительных отпусках госслужащим, аттестованным прокурорам, судьям, должностным лицам местного самоуправления и т.д.).
  • дети в возрасте до 15 лет;
  • совершеннолетний ребенок с инвалидностью с детства (I группа, подгруппа А).

В каких случаях компенсируем

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работника начисляется за дни отпусков, указанных выше, которые он не использовал.

Вы должны это знать!

Если работник уволен в связи с переводом в другое учреждение, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении выплачивается одним из способов:

  • непосредственно работнику;
  • учреждению, в которое его перевели, по его желанию (заявлению).

Работник может получить компенсацию и в течение года, работая в учреждении, если напишет соответствующее заявление. Но одного заявления недостаточно. Руководитель учреждения подпишет приказ, по которому будет начислена компенсация за неиспользованный отпуск, только при одном условии — если работник уже использовал 24 календарных дня (к. дн.) ежегодного и/или дополнительных отпусков.

Дни неиспользованного социального дополнительного отпуска в течение года не компенсируем — только в случае увольнения работника.

В случае смерти работника компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается его наследнику по приказу, изданному на основании его заявления.

Как рассчитать дни отпуска, которыми воспользовался работник

Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется за все дни отдыха, которыми работник не воспользовался. Их количество вычисляем отдельно по каждому виду отпуска и в пределах:

  • рабочего года — для ежегодных отпусков;
  • календарного года — для социальных отпусков.

Для социальных отпусков эти дни вычисляем отдельно за каждый календарный год, в т. ч. в котором ребенок достиг 15 лет, а для ежегодных — отдельно за каждый рабочий год или пропорционально отработанному времени, если его продолжительность составляет менее 365 (366) к. дн.

Компенсация при увольнении за неиспользованный отпуск начисляется на дни отдыха, которыми работник не воспользовался. Как их вычислить, рассмотрим на примерах.

Пример 1. Работник не воспользовался отпуском

Трудовой договор с работником учреждение заключило 15.12.2016, а 30.03.2018 он уволился по собственному желанию. За время трудовых отношений работник не использовал свой законный отдых — 24 к. дн. в год.

Нужно вычислить общее количество дней, за которые проводим расчет компенсации за неиспользованный отпуск Украина (см. табл.).

Расчет дней неиспользованного отпуска

Показатель

Количество дней

Расчет

Продолжительность отдыха по коллективному договору

Рабочий год с 15.12.2017 по 14.12.2018 без учета праздничных и нерабочих дней

365 к. дн. – 11 к. дн.

Отработанный час из 15.12.2017 по 30.03.2018 без учета праздничных и нерабочих дней

105 к. дн. – 4 к. дн.

Дни отпуска, приходящиеся на 1 отработанный к. дн.

24 к. дн. ÷ 354 к. дн.

Дни отпуска за отработанное время, на которые начисляется компенсация за неиспользованный отпуск, в т. ч. за период:

24 к. дн. + 7 к. дн. (см. строки ниже)

  • из 15.12.2016 по 14.12.2017
  • из 15.12.2017 по 30.03.2018

101 к. дн. × 0,068 = 6,86

Значит, за период с 15.12.2016 по 30.03.2018 следует компенсировать 31 к. дн. неиспользованного отпуска.

Пример 2. Работник использовал отпуск частично

Учреждение заключило трудовой договор с работником 10.04.2017, а 27.03.2018 он уволился по собственному желанию. За время работы в учреждении работник использовал 15 к. дн. основного отдыха.

Нужно вычислить дни, на которые начисляется компенсация за неиспользованный отпуск, если ее продолжительность по коллективному договору — 24 к. дн. (см. табл.).

Расчет дней частично неиспользованного отпуска

Показатель

Количество дней

Расчет

Продолжительность отдыха по коллективному договору

Рабочий год с 10.04.2017 по 09.04.2018 без учета праздничных и нерабочих дней

365 к. дн. – 13 к. дн.

(2 Пасхи — 16.04.2017 и 08.04.2018)

Отработанное время из 10.04.2017 по 27.03.2018 без учета праздничных и нерабочих дней

307 к. дн. – 12 к. дн.

Дни отпуска, приходящиеся на 1 отработанный к. дн.

24 к. дн. ÷ 352 к. дн.

Дни отпуска за отработанное время, в т. ч.:

295 к. дн. × 0,068 = 20,06

  • которые использованы
  • на которые начисляется компенсация за неиспользованный отпуск

20 к. дн. – 15 к. дн.

Итак, за период с 10.04.2017 по 27.03.2018 следует компенсировать 5 к. дн. неиспользованного отпуска.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

После того как мы вычислили количество дней отпуска, которыми работник не воспользовался, вычисляем сумму компенсации. Алгоритм ее вычисления аналогичен алгоритму расчета отпускных. Тем не менее, вспомним, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

Компенсация за неиспользованный отпуск = количество неиспользованных дней отпуска × среднедневная зарплата

Сначала определяем расчетный период. Он, как правило, составляет 12 к. мес., предшествующих месяцу, в котором предоставляют компенсацию, или месяцу увольнения. Когда работник бюджетного учреждения работает по трудовому договору меньше года, расчетным периодом будет количество полных месяцев, в которое не включаем месяц, когда:

  • заключен трудовой договор (если он заключен после 1-го числа)
  • работник уволен и/или предоставляется компенсация за неиспользованный отпуск.

После этого вычисляется дневная средняя зарплата. Для расчета средней зарплаты, с которой исчисляется компенсация за неиспользованный отпуск, пользуемся Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.1995 № 100 (далее — Порядок № 100).

Среднедневная зарплата = выплаты расчетного периода ÷ продолжительность расчетного периода в календарных днях

Из расчетного периода не забудьте исключить дни:

  • праздничные и нерабочие;
  • отдыха за собственный счет;
  • отдыха для ухода за ребенком в возрасте до 3 или 6 лет;
  • простоя не по вине работника.

По поводу выплат расчетного периода, необходимо помнить, что сюда входят не все составляющие зарплаты. Подробнее с ними можно ознакомиться в пункте 3 Порядка № 100.

К выплатам, из которых исчисляется компенсация за неиспользованный отпуск, входят выплаты за время, когда за работником бюджетного учреждения сохраняют средний заработок. Речь идет о:

  • оплате отдыха, в т. ч. через беременность и роды;
  • средней зарплате за дни служебной поездки;
  • оплате болезни;
  • оплате за выполнение государственных общественных обязанностей.

К выплатам, из которых исчисляется компенсация за неиспользованный отпуск, не включаем:

  • материальную помощь;
  • компенсацию за неиспользованный отпуск;
  • премии к юбилейным датам (праздникам);
  • надбавки за разъездной характер работы и затраты в командировке;
  • премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии.

Также к выплатам, из которых исчисляется компенсация за неиспользованный отпуск, не включаем:

  • вознаграждения за призовые места в соревнованиях, конкурсах и т. п.;
  • литературный гонорар по авторскому договору;
  • стоимость ценностей, продуктов питания, которые выдают в соответствии с законодательством об охране труда;
  • компенсацию работникам потери части зарплаты в связи с нарушением сроков ее выплаты.

Далее рассмотрим на примере, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

Пример 3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, если работник отработал менее года

Учреждение заключило трудовой договор с работником 23.10.2017. 30.03.2018 работник разорвал договор по собственному желанию. Продолжительность отпуска по коллективному договору — 24 к. дн. Во время работы в учреждении работник правом на отдых не воспользовался.

Сколько составит компенсация при увольнении за неиспользованный отпуск, если работник получал зарплату (грн):

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск

Денежная компенсация выплачивается при увольнении работника за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также за дополнительные отпуска работникам, имеющим детей.

При этом в случае увольнения руководящих, педагогических, научных, научно-педагогических работников, специалистов учебных заведений, которые до увольнения проработали не менее 10 месяцев, денежная компенсация выплачивается за неиспользованные ими дни ежегодных отпусков из расчета полной их продолжительности.

Следовательно, при проведении окончательного расчета работнику должны выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, даже если он не предоставлялся работнику, например, в течение пяти — шести лет. При этом расчетным периодом являются последние 12 месяцев, предшествующих выплате денежной компенсации.

По желанию работника ему могут компенсировать часть ежегодного отпуска (кроме дополнительного отпуска работникам, имеющим детей). При этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть меньше 24 календарных дней.

При переводе работника на работу на другое предприятие денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодных отпусков по его желанию должна быть перечислена на счет предприятия, на которое перешел работник.

В случае смерти работника денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, выплачивается наследникам.

Какие отпуска подлежат компенсации при увольнении, а какие — нет, рассмотрим в таблице.

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск составляется на сотрудника в случае поступившего от него заявления. Он издается тогда, когда срок положенного отпуска был увеличен ввиду переноса с предыдущего года.

Законодательная база

О выплатах за неиспользованных отпуск говорится в 126, 127 статьях Трудового кодекса. Причем вторая касается денежных выплат при увольнении. Такие ситуации случаются чаще. И приказ об этой компенсации обычно не издается отдельно. Распоряжение просто является одним из пунктов приказа об увольнении, при этом сама причина увольнения не важна, она не может послужить предлогом для отказа в праве получения денежной выплаты.

Вообще, согласно существующим нормам, компенсация положена только в том случае, когда в прошлом году работник «недогулял» любо вообще не брал отпуск и остаток (либо все положенные 28 дней) были перенесены на следующий год и «прикреплены» к отпускным дням следующего периода.

Исключения из правил

Если в компании есть несовершеннолетний сотрудник, то ему нельзя компенсировать дни отпуска. Также категорически запрещено оформлять такие компенсации беременным женщинам.

Раньше эта норма касалась и сотрудников, которые выполняют свои обязанности во вредных (3 класс) и опасных (4 класс опасности условий труда) условиях. У некоторых категорий отпуск, кстати, должен быть увеличенным.

Так вот, если сотрудник, который работает во вредных условиях труда, желает получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то его заявление можно выполнить, только если дней отпуска набирается 28, плюс дополнительная неделя. То есть на все, что превышает 35 дней.

Почему может образоваться неиспользованный отпуск

На практике отпуск может быть не использован в полном объеме по нескольким причинам:

  • Болезнь сотрудника во время отпуска. При этом свое состояние в это время работник должен будет подтвердить наличием больничного листа.
  • Если во время отпуска сотрудник сдавал сессию на учебе заочно. Согласно закону, работодатель обязан отпускать со службы работника для этой цели. А так как человек находится в отпуске и фактически не использует дни, то он имеет право продлить отпуск на этот срок или получить компенсацию. Это касается и других случаев, когда работник выполняет государственные обязанности (например, дает показания и пр.).
  • Другие причины, предусмотренные существующим законодательством.

В любом случае руководствоваться при пересмотре срока либо компенсации нужно интересами как работника, так и работодателя. В большинстве случаев адекватные люди приходят к компромиссу в этом вопросе достаточно быстро. Если такового не случается, то следует обратиться к Трудовому кодексу.

Для того чтобы издание приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск было оформлено юридически грамотно (и имело силу), необходимо основание. Единственно возможным основанием является заявление самого сотрудника. Именно он должен проявить желание получить компенсацию, если какие-либо дни отпуска были не использованы.

Элементы приказа

Приказ можно оформлять как на стандартном листе А4, так и на специальном бланке организации. Суть последнего в том, что в верхней его части прописаны реквизиты компании, руководитель которой подписывает документ.

Приказ состоит из трех разделов:

  • Стандартной для этого документа шапки. В ней приказ нумеруется, прописываются реквизиты и название организации (если этого не сделано ранее), указывается дата подписания. После этого можно переходить к сути.
  • Основная часть. Тело приказа в подавляющем большинстве случаев включает ссылку на закон (126 статью ТК), слово «Приказываю» и указание на замену оговоренного в заявлении сотрудника количества дней на материальные средства.
  • Заключительная часть. Принципиально важно, чтобы заключение содержало ссылку на заявление работника (с указанием числа его принятия в работу). Также в конце необходима подпись руководителя, при наличии – печать организации.

Где регистрируется, сколько хранится

Приказ относится к указаниям по личному составу. И, например, вместе с приказом о предоставлении основного отпуска регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.

Что касается времени хранения, то в обычном случае оно составляет 5 лет. Если же речь идет о выполнении своих обязанностей сотрудником во вредных условиях труда, то срок хранения документа увеличивается до 75 лет.

При использовании части отпуска

Если работник использовал некоторую часть отпуска, а за оставшуюся хочет получить компенсацию, то бухгалтеру (либо другому ответственному лицу) необходимо будет оформить сразу 2 документа за подписью руководителя учреждения. Приказ о предоставлении основного отпуска (составляется в форме Т-6) плюс приказ о выплате компенсации – отдельно.

Расчет компенсации

Для того чтобы не ошибиться с конкретной суммой выплаты, бухгалтеру (либо другому производящему расчеты работнику) необходимо свериться с формулой. Она достаточно проста: количество дней отпуска, которые компенсируются, перемножаются на сумму, которую в среднем получал сотрудник за 1 трудовой день. При вычислении последней учитывается заработная оплата за 12 предыдущих месяцев работы.

Всё, что конкретный сотрудник заработал за 12 прошедших месяцев, делится на 12, а затем – на 29,3 (среднее количество дней в месяце).

Однако если часть дней была пропущена по болезни (и имеются больничные листы), то применяются уточняющая формула, берущая в расчет и этот параметр. Например, вместо 12 месяцев сотрудник фактически отработал 10 и 3 дня. Тогда вместо 12 следует подставлять 10+3.

Эти и другие нюансы процесса произведения расчетов рассмотрены в Положении, которое утверждено Постановлением Правительства №922 от 24 декабря 2017 года.

В любом случае если отпуск переносится, то он должен быть использован не позднее следующего года (либо должна быть компенсация за него). Иное положение дел противоречит закону. Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск – легальный способ юридически грамотно оформить выплаты со стороны работодателя сотруднику.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году

Статьи по теме

Если сотрудник увольняется, надо выдать ему не только остаток зарплаты, но и компенсацию за неиспользованный отпуск при наличии оставшихся дней отдыха. Расскажем, как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году с учетом требований ТК РФ.

Если работник увольняется, но у него остались неиспользованные дни отпуска (ст. 126-127 ТК РФ), то ему положена компенсация за все дни, которые он не «отгулял». Компенсация за отпуск не выплачивается, только если работник выполнял свои обязанности по гражданско-правовому договору (ст. 11 ТК РФ) или отработал меньше половины месяца.

Количество дней работы, составляющих менее половины месяца, не включается в расчет стажа, дающего право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169). Значит, право на компенсацию имеет сотрудник, отработавший более половины месяца. Это подтверждается и письмом Роструда от 08.06.2007 № 1920-6.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году? Об этом читайте далее.

Расчет компенсации отпуска при увольнении в 2018 году

Чтобы рассчитать компенсацию при увольнении, надо определить:

  1. количество дней неиспользованного отпуска;
  2. расчетный период для среднего заработка;
  3. сумму учитываемых выплат;
  4. средний дневной заработок.

Количество дней отпуска для расчета компенсации за неиспользованный отпуск в 2018 году

Чтобы определить количество дней отпуска, подлежащих компенсации, соотносим количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, заработанных сотрудником, с количеством дней отпуска, которые сотрудник отдыхал.

Количество дней отпуска, предоставляемого за год работы, составляет 28, то есть на каждый месяц приходится по 2,33 дня (28 календ. дн. ÷ 12 мес.).

Из периода, который сотрудник отработал в рабочем году, нужно исключить (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

  • время отсутствия на работе без уважительных причин (ст. 76 ТК РФ;
  • время отпуска по уходу за ребенком до трех лет.

При этом в отпускной стаж работника включается время (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

  • фактической работы;
  • когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
  • вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • отстранения от работы специалиста, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

При определении количества дней отпуска, которые надо оплатить, учитывается не календарный — с 1 января по 31 декабря, а рабочий год. Рабочий год определяется для каждого работника индивидуально. Он составляет 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу к данному работодателю.

Если сотрудник в рабочем году отработал более 11 месяцев, при увольнении ему полагается полная компенсация за 28 календарных дней отпуска. Роструд приравнял 11 месяцев к полному рабочему году (письмо от 18.12.2012 № 1519-6-1). Если же менее 11 месяцев, то количество неиспользованных дней отпуска будет рассчитываться пропорционально отработанному им времени (п. 28 Правил об отпусках):

продолжительность ежегодного отпуска : 12 x количество полных отработанных месяцев

Сотрудник устроился на работу в компанию 1 марта и уволился 13 октября. То есть отработал семь полных месяцев и 13 дней (так как 13 дней — это меньше половины месяца). За все время работы он взял две недели отпуска (14 календарных дней). Работа за 1 месяц дает право на 2,33 дня отпуска (28 дней : 12 месяцев).

За полностью отработанный год сотруднику положено 28 календарных дней отпуска. За 7 отработанных месяцев сотрудник заработал 16,31 дня отпуска (7 мес. × 2,33 дн.). Из этой суммы надо вычесть 14 дней, которые работник уже отгулял. Значит, ему положена компенсация за 2,31 дня (16,31 – 14).

Расчетный период для компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Расчетный период — последние 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник увольняется (абз. 2 п. 2 Положения о среднем заработке).

Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, то в расчетный период включается время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу увольнения.

Если же у сотрудника не было фактически отработанных дней или начисленной зарплаты и до расчетного периода, то в него будут включены дни, отработанные им в месяце увольнения (п. 7 Положения о среднем заработке).

Некоторые периоды, а также начисленные за это время суммы нужно исключить из расчетного, например, когда работник получал средний заработок за время командировки, болел или получал пособие по беременности и родам, был в отпуске без сохранения зарплаты.

Сумма учитываемых выплат для расчета компенсации за неиспользованный отпуск в 2018 году

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается исходя из среднего заработка работника (ст. 114, ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Порядок его расчета установлен в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

При расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, в частности, учитываются (п. 2 Положения о среднем заработке):

  • зарплата;
  • компенсации, связанные с режимом работы и условиями труда (доплаты за работу во вредных условиях, в ночное время, выходные и праздничные дни и др.);
  • выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате). Это значит, что в расчет среднего дневного заработка входит районный коэффициент (надбавка), поэтому к рассчитанной сумме компенсации за дни неиспользованного отпуска он повторно не применяется;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, ученую степень и т. п.

Из общей суммы выплат работнику нужно исключить суммы, перечисленные в пункте 5 Положения о среднем заработке.

Кроме того, при исчислении заработка за расчетный период не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха) (п. 3 Положения о среднем заработке).

Расчет среднего дневного заработка для компенсации при увольнении в 2018 году

Расчет зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период.

1) Если расчетный период отработан полностью:

Средний дневной заработок = сумма начисленной за расчетный период зарплаты : 12 : 29,3

2) Если расчетный период отработан не полностью:

Средний дневной заработок = сумма учитываемых выплат : 29,3 х количество полных календарных месяцев + количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанных календарных месяцах

Количество календарных дней в неполном календарном месяце = 29,3 : количество календарных дней месяца x количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное сотрудником в не полностью отработанном месяце

! Чтобы рассчитать сумму компенсации за отпуск, нужно средний дневной заработок умножить на количество календарных дней неиспользованного отпуска (п. 9 Положения о среднем заработке).

Бланк записки-расчета (форма Т-61) при выплате сотруднику компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018г: примеры расчета

расчет компенсации при увольнении в 2018 году пример

Компенсация при увольнении на испытательном сроке. Работа во время испытательного срока входит в стаж, дающий право на отпуск. В этом случае компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывают в обычном порядке (ст. 139 ТК РФ). То есть количество неиспользованных дней отпуска определяют пропорционально отработанному времени (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР от 30.04.30 № 169).

За каждый полный месяц работы сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (28 дн: 12 мес.). При этом месяц считается отработанным полностью, если сотрудник был занят больше его половины.

Работник принят на работу 1 апреля с испытательным сроком 3 месяца. 10 июня он уволился, отработав два полных месяца и 10 дней. Остаток 10 дней меньше половины рабочего месяца (28 дн. : 2). Поэтому при расчете компенсации они не учитываются. Значит, работнику надо выплатить компенсацию за 4,67 дня (28 дн. : 12 мес. × 2 мес.).

Компенсация за неиспользованный отпуск после длительного прогула. По общему правилу компенсацию за неиспользованный отпуск надо считать исходя из заработка за последние 12 месяцев, предшествующих дню увольнения. В случае прогула это тот день, когда компания собрала доказательства и составила приказ об увольнении.

Дни прогула обычно не исключают из расчетного периода. Но, если сотрудник прогуливал больше года, у него за весь расчетный период нет заработка. Поэтому компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо определить исходя из зарплаты, начисленной за более ранний период, равный расчетному. То есть за 12 месяцев, предшествующих периоду прогула. Такой алгоритм следует из пункта 6 Положения (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Если же работник прогуливал меньше 12 месяцев, компенсацию надо считать по общим правилам — из доходов за 12 месяцев, предшествующих дню увольнения.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году: НДФЛ

Компенсация в налоговом учете — это отдельный расход, а в бухучете компенсацию можно списать за счет резерва.

В налоговом учете рассчитанные суммы резерва учитывают в расходах на оплату труда. А отпускные списывают за счет резерва. Расходы на оплату труда перечислены в статье 255 НК РФ. При этом выплаты за дни отдыха записаны в пункте 7, а компенсация за неиспользованный отпуск — в пункте 8 статьи 255 НК РФ. В связи с этим чиновники делают вывод, что компенсацию надо учесть отдельно, а не за счет резерва (письмо Минфина России от 03.05.12 № 03-03-06/4/29).

В бухгалтерском учете специальных правил нет. Компания создает резерв и списывает за счет него обязательства перед сотрудником (п. 21 ПУБ 8/2010). При этом не важно, уходит работник в отпуск или получает компенсацию отпускных. Поэтому выплаты при увольнении надо отразить по дебету счета 96 «Оценочные обязательства» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», а взносы — по кредиту счета 69 «Расчеты по налогам и сборам».

Компенсация за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ: как отразить

При увольнении работник имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск. С нее компания удерживает НДФЛ при выплате денег, а перечисляет на следующий рабочий день. В строках 100 и 110 расчета 6-НДФЛ запишите дату выдачи денег, а в строке 120 — следующий рабочий день.

Другое дело, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением. Тогда для отпускных будет действовать общее правило. В строках 100 и 110 расчета 6-НДФЛ запишите дату выплаты отпускных. Перечислить налог нужно в последний день месяца, в котором работник получил деньги. Эту дату запишите в строке 120.

Работник ушел в отпуск с увольнением 26 мая. 23 мая компания выплатила отпускные в размере 41 000 руб. В строках 100-110 запишите дату, когда компания выдала деньги, то есть 23 мая. В строке 120 — последнее число месяца, то есть 31 мая.

Зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году и больничное пособие отражают в разных блоках строк 100-140 раздела 2 6-НДФЛ.

Компания показывает разные выплаты в одном блоке строк 100-140 раздела 2, если по доходам совпадают все три даты: получения дохода, удержания НДФЛ и крайний срок, когда компания вправе перечислить налог в бюджет.

Если сотрудник увольняется, то датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ ). А датой получения дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск и больничных — день их выплаты.

Работник уволился 3 марта. В этот день ему выдали зарплату вместе с компенсацией за неиспользованный отпуск — 60 тыс. рублей, а также оплатили больничный — 9000 рублей. НДФЛ со всех сумм перечислен 3 марта.

Сотрудник получил расчет, компенсацию за отпуск и пособие в последний день работы. В день выплаты компания также удерживает НДФЛ. Значит, даты в строках 100 и 110 будут одинаковыми — 3 марта.

В то же время срок перечисления НДФЛ в строке 120 будет отличаться. Для зарплаты и компенсации крайний срок уплаты НДФЛ — это день, следующий за выплатой, — 4 марта. А для пособия — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). То есть 31 марта.

Смотрите еще:

Комментарии запрещены.