Как оформить расходы на автомобиль

Содержание:

Использование личного транспорта работника: как оформлять расходы на бензин?

Доброе утро!
Надеюсь это поможет разобраться!
Как лучше оформить факт того, что работник использует для служебных поездок собственный автомобиль, – заключить договор аренды или выплачивать ему компенсацию за использование автомобиля?

Отвечает
Е.Е. Иванова,
генеральный директор компании «АУДИТ КОНТУР ПЛЮС»

Чтобы сделать выбор между арендой автомобиля у работника и выплатой ему компенсации за использование автотранспорта, необходимо учитывать следующее.

Если заключить договор аренды автомобиля, то с суммы платежа за использование авто необходимо удерживать НДФЛ в размере 13 процентов, если работник резидент (п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако при аренде можно включать в расходы в целях налогообложения арендную плату, стоимость ремонта и ГСМ. А расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Считается, что данная сумма включает все расходы по эксплуатации автомобиля и составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 руб., свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Учитывая, что размер арендной платы организация может установить самостоятельно (больше или меньше суммы компенсации) и при этом включать в расходы арендную плату, стоимость ремонта и ГСМ, выгоднее арендовать транспортное средство.

Как оформить расходы на автомобиль

Традиционно эксплуатация любого автомобиля сопровождается его ремонтом. Следовательно, вопреки финансовому кризису, для того чтобы обеспечить нормальный производственный процесс, средства выделять на разного рода ремонты придется. С 1 января 2015 года, в связи со сближением налогового учета с бухгалтерским, нормами НКУ несколько изменился порядок учета таких операций. Итак, в этой статье поговорим о том, как правильно отражать в учете, в т. ч. и налоговом, такие операции.

Прежде всего следует отметить, что любой ремонт, если на этот период прекращается использование автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия, сопровождается выводом автомобиля из эксплуатации, поскольку на такой период прекращается начисление амортизации (п. 23 П(С)БУ 7 и п. 2 письма Минфина от 17.07.2015 г. № 31-34000-30-27/14518).

Такое решение принимается руководителем предприятия в форме соответствующего приказа.

Начисление амортизации начинается с месяца, следующего за месяцем, в котором объект основных средств стал пригодным для полезного использования. Начисление амортизации при применении производственного метода начинается с даты, наступающей за датой, на которую объект основных средств стал пригодным для полезного использования.

Начисление амортизации прекращается, начиная с месяца, следующего за месяцем выбытия объекта основных средств, перевода его на реконструкцию, модернизацию, достройку, дооборудование, консервацию. Начисление амортизации при применении производственного метода амортизации прекращается с даты, наступающей за датой выбытия объекта основных средств.

Однако, если ремонт происходит на протяжении нескольких дней в пределах одного календарного месяца, по мнению «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН», выводить из эксплуатации автомобиль не нужно.

Если же автомобиль все-таки был приказом выведен из эксплуатации, таким же способом его и необходимо ввести в эксплуатацию, в частности на основании акта ф. № ОЗ-2.

Для того чтобы определить, какой именно ремонт будет осуществляться, следует обратиться к нормам Положения № 102.

текущий ремонт – ремонт, который выполняется для обеспечения или восстановления работоспособности изделия и состоит в замене и (или) восстановлении отдельных частей (может выполняться заявочно или по результатам диагностирования агрегатным, обезличенным и другими методами);

капитальный ремонт – ремонт, который выполняется для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановлению ресурса изделия с заменой или восстановлением любых частей, в том числе базовых

Ремонт собственного автомобиля

В соответствии с п. 3.12 Положения № 102 текущий ремонт выполняется при необходимости, согласно результатам диагностирования технического состояния автомобиля, или при наличии неисправностей и предназначен для обеспечения или восстановления его работоспособности.

К текущему ремонту автомобиля относятся работы, связанные с одновременной заменой не более двух базовых агрегатов (кроме кузова и рамы).

Любой ремонт агрегатов относится к текущему ремонту автомобиля (п. 3.14 Положения № 102).

Поскольку расходы, осуществляемые для поддержания объекта в рабочем состоянии, в частности и проведение текущего ремонта, и получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования, включаются в состав расходов (п. 15 П(С)БУ 7 и п. 32 Методрекомендаций № 561).

В зависимости от того, в каком подразделении используется автомобиль, расходы на текущий ремонт включаются в состав:

• общепроизводственных расходов (п. 15.4 П(С)БУ 16). Корреспонденция: Дт 91 и Кт 20, 23, 63, 65, 66, 68. В части, которая потом распределяется, – Дт 23 Кт 91, а в части, которая не распределяется, – Дт 90 Кт 91;

• административных расходов (п. 18 П(С)БУ 16). Корреспонденция: Дт 92 и Кт 20, 23, 63, 65, 66, 68;

• расходов на сбыт (п. 19 П(С)БУ 16). Корреспонденция: Дт 93 и Кт 20, 23, 63, 65, 66, 68;

• прочих операционных расходов (п. 20 П(С)БУ 16) – при использовании автомобиля в иных целях, не упомянутых выше. Корреспонденция: Дт 949 и Кт 20, 23, 63, 65, 66, 68 и т. п.

В соответствии с п. 3.15 Положения № 102 капитальный ремонт выполняется при необходимости согласно результатам диагностики технического состояния и предназначен для продления срока эксплуатации автомобиля.

К капитальному ремонту относятся работы, связанные с заменой кузова для автобусов и легковых автомобилей, рамы для грузовых автомобилей или одновременной заменой не менее трех базовых агрегатов.

К капитальному ремонту прицепов относятся работы, связанные с заменой рамы (п. 3.16 Положения № 102).

Стоимость работ, которые приводят к увеличению ожидаемых будущих выгод от объекта основных средств, включается в капитальные инвестиции с будущим увеличением первоначальной стоимости основных средств. Основанием для признания капитальными инвестициями расходов, связанных с улучшением основных средств, является увеличение срока полезного использования объекта, повышение количества и/или качества продукции (работ, услуг), производимой (предоставляемой) этим объектом.

К таким работам относятся, в частности:

– модернизация объекта основных средств с целью продления срока службы или увеличения его производственной мощности;

– замена отдельных частей оборудования для повышения качества продукции (работ, услуг);

– внедрение эффективного технологического процесса, что позволит уменьшить первоначально оцененные производственные расходы (п. 31 Методрекомендаций № 561).

О таком же говорит и п. 14 П(С)БУ 7.

В то же время согласно п. 30 Методрекомендаций № 561 расходы на капитальный ремонт объектов основных средств признаются расходами отчетного периода.

Решение о характере и признаках осуществляемых предприятием работ, то есть приведут ли они в будущем к увеличению экономических выгод или же осуществляются для поддержки автомобиля в пригодном для использования состоянии, принимается руководителем предприятия (п. 29 Методрекомендаций № 561).

В большинстве случаев для того чтобы бухгалтеру правильно отразить в учете тот или иной ремонт, желательно иметь по этому поводу заключение ответственного лица (например, инженера), которое закрепляется приказом руководителя предприятия. Однако это теоретически идеальный вариант и на практике не всегда реально его достичь. Поэтому, по мнению «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН», в таком случае можно обойтись заключением инженера, который утвердит директор.

Итак, если принято решение относительно капитализации расходов на капитальный ремонт, в бухгалтерском учете осуществляется корреспонденция Дт 15 и Кт 20, 63, 65, 66, 68 и т. п., а после истечения ремонта Дт 105 Кт 15. Если же стоимость капремонта принято решение отнести в состав расходов, то в бухгалтерском учете осуществляется корреспонденция, аналогичная отражению расходов на текущий ремонт.

Например, установка сигнализации на автомобиль обычно увеличивает его первоначальную стоимость, поскольку считается улучшением, а вот замена шин не относится к ремонту вообще. Подробнее об этом читайте в материале «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН» «Автомобиль на предприятии: учет запасных частей и автомобильных шин» (№ 23 за 2015 г.).

Налог на прибыль и НДС

В соответствии с пп. 138.3.2 НКУ не подлежат амортизации и проводятся за счет соответствующих источников финансирования расходы на приобретение / самостоятельное изготовление и ремонт, а также на реконструкцию, модернизацию или иные улучшения основных средств, которые не используются в хозяйственной деятельности предприятия. Однако этот запрет касается тех предприятий, которые имеют годовые объемы дохода свыше 20 млн. грн., которые должны проводить корректировку финансового результата по требованию абз. 9 пп. 134.1.1 НКУ. В эти ряды входят также те, кто самостоятельно принял решение о корректировке финансового результата (абз. 8 пп. 134.1.1 НКУ).

Для тех предприятий, которые не корректируют финрезультат, стоимость ремонтов отражается в составе расходов по правилам бухгалтерского учета даже без наличия связи с хозяйственной деятельностью. Таким образом, финансовый результат, полученный в бухгалтерском учете, не корректируется для целей налогообложения на стоимость осуществленных текущих и капитальных ремонтов, за исключением ограничения, предусмотренного пп. 138.3.2 НКУ, и общего ограничения (пп. 140.5.4 НКУ) по расходам на товары, в т. ч. необоротные активы, а также работы, услуги, приобретенные у неприбыльных учреждений (организаций) и нерезидентов, зарегистрированных в государствах, указанных в пп. 39.2.1.2 НКУ.

Что касается права на налоговый кредит по НДС, то уплаченный НДС в результате осуществления ремонтов включается в состав налогового кредита, если ремонтированный автомобиль используется в налогооблагаемых операциях хозяйственной деятельности (п. 198.3 НКУ), на основании составленной надлежащим образом и зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной (п. 201.10 НКУ).

Кстати, с 1 июля 2015 года, если автомобиль будет использоваться в нехозяйственной деятельности, в соответствии с п. 198.5 НКУ всю сумму понесенных расходов необходимо будет включить в состав налогового кредита и на эту же на дату или на дату использования автомобиля в нехозяйственной деятельности необходимо начислить налоговые обязательства по НДС.

Рассмотрим вышеприведенное на примере.

Предприятием, находящимся на общей системе налогообложения, было установлено газобалонное оборудование на автомобиль. Стоимость установки вместе с газобалонным оборудованием – 9600,00 грн (в т. ч. НДС 1600,00 грн), стоимость внесения изменений в регистрационные документы автомобиля в ГАИ – 800,00 грн без НДС. На основании заключения инженера такое улучшение приводит к увеличению будущих экономических выгод.

Автомобиль в компании: принимаем к учету

Как бухгалтеру оформить покупку автомобиля? В чем отличие покупки нового авто от б/у? Как определить первоначальную стоимость и какие налоги придется уплатить? — читайте в статье.

Покупка авто в организации

Как новые, так и бывшие в употреблении автомобили приобретают по договору купли-продажи. Если организация покупает транспортное средство у юридического лица, то необходимо оформить счет-фактуру и накладную. Кроме того, нужно оформить акт приема-передачи. Можно использовать форму № ОС-1 или свободную. Кто будет составлять акт (продавец или покупатель) зависит от того, новая машина или нет.

На новые автомобили продавец выписывает накладные, но акт по форме № ОС-1 не составляет, поэтому его нужно будет заполнить самостоятельно.

Если же компания приобрела б/у автомобиль у другой организации, то акт должен составить продавец, включив туда не только данные бухучета, но и сведения, необходимые для расчета амортизации в налоговом учете: амортизационную группу, срок полезного использования и фактический срок эксплуатации.

Вместо отдельного акта продавец вправе выдать УПД. В этом случае нужно попросить дополнительно указать амортизационную группу, срок полезного использования, а также фактический период эксплуатации в универсальном документе. Без них придется устанавливать срок полезного использования, как по новым авто, а это невыгодно.

Далее нужно открыть инвентарную карточку по форме № ОС-6. Образцы бланков ОС-1 и ОС-6 можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю транспортными средствами в предусмотренном законодательством РФ порядке, не регистрируют транспортные средства, предназначенные для продажи.

Оформление автомобиля

Приобретенное транспортное средство отражается в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, включающей все фактические затраты, связанные с покупкой: сумму, уплаченную поставщику; посреднические вознаграждения; оплату информационных и консультационных услуг; прочие расходы, связанные с приобретением ТС (п. 8 ПБУ 6/01).

Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД лучше включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61. Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то налоговая может обвинить компанию в занижении налога на прибыль. Так как, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.

В случае, если автомобиль взили в кредит, то проценты по кредиту не надо включать в первоначальную стоимость. Их можно учесть в расходах отдельно, как проценты по любым другим долговым обязательствам.

Входной НДС, предъявленный продавцом, тоже не входит в первоначальную стоимость машины. Если организация примет к вычету НДС до регистрации авто в ГИБДД, то существует риск того, что налоговые органы откажут в вычете. Судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков, но во избежание спора с контролирующими органами целесообразно принимать НДС к вычету после регистрации автомобиля в ГИБДД.

Начисление амортизации

Начисление амортизации по приобретенному ТС начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету (п. 21 ПБУ 6/01). В налоговом учете — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода машины в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Расчет годовой суммы амортизационных начислений производится линейным способом на основании первоначальной стоимости объектов и нормы амортизации, определенной исходя из срока их полезного использования.

Установленный срок полезного использования для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 3,5 литра и высшего класса составляет от 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410130 — 15 3410141, для остальных легковых автомобилей — от 3 до 5 лет включительно (код 15 3410010).

Срок полезного использования для грузовиков

Расходы на автомобиль при УСН

Статьи по теме

Как учитываются расходы на автомобиль при УСН и как списать транспортные расходы на УСН в 2016 году?

Транспортные расходы на УСН

Расходы на транспорт можно учесть при УСН только на объекте доходы минус расходы. Если вы применяете объект доходы, то никакие расходы на автомобиль вы не учитываете.

Далее поговорим о том, как учитывать расходы на транспорт при УСН на объекте доходы минус расходы.

Расходы на транспорт при УСН— перечень

Сначала определимся с перечнем расходов на автомобиль. Какие это могут быть расходы?

  1. Расходы при УСН на ГСМ (см. также нормы расходов на ГСМ)
  2. Расходы при УСН на шины
  3. Расходы при УСН на авторемонт
  4. Расходы при УСН на покупку автомобиля
  5. Расходы на аренду авто при УСН
  6. Компенсация работнику за использование его авто в интересах работодателя
  7. Расходы на страховку: ОСАГО, каско
  8. Расходы на парковку при УСН

1. Расходы на ГСМ при УСН

Что такое расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ)? Если на легковые автомобили в основном расходы по этой статье идут на бензин и дизтопливо. То на автопогрузчики, краны, грузовые машины и др. одним топливом не отделаешься. Им нужно регулярно обновлять гидравлику, масла и др. Так вот, все это ГСМ — гюрючка (бензин, дизтопливо) и смазочные материалы (масла и другие жидкости, которые влияют на правильную работу механизмов).

Сначала приведем информацию о том, как учитывать расходы на ГСМ при УСН.

В Налоговом кодексе нет условий на нормирование топлива на автотранспорт. Но в то же время любые расходы на топливо должны быть подтверждены путевыми листами. Формы путевых листов можно разработать самостоятельно. Все обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Предусмотрите в них обязательно данные о медосмотрах. И добавьте туда еще такой реквизиты, как «поездки».

Формы по теме:

  1. Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля
  2. Путевой лист легкового автомобиля (упрощенная форма)
  3. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма № 3)
  4. Пример заполнения путевого листа специального автомобиля
  5. Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля
  6. Форма № 6. Путевой лист автобуса
  7. Форма № 4. Путевой лист легкового такси
  8. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П)
  9. Пример заполнения путевого листа строительной машины (форма № ЭСМ-2)
  10. Форма № 4-П. Путевой лист грузового автомобиля
  11. Форма № 3 спец. Путевой лист специального автомобиля
  12. Форма № 412-АПК. Путевой лист трактора
  13. Форма № 4-м. Путевой лист грузового автомобиля
  14. Форма № 6 (спец.). Путевой лист автобуса необщего пользования
  15. Путевой лист легкового автомобиля
  16. Форма № 8. Журнал учета движения путевых листов
  17. Форма № ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
  18. Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (форма № 6 спец)
  19. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-С)

Нормирование расходов на ГСМ

В настоящее время нормировать стоимость топлива в налоговом учете при УСН необязательно. Финансовое ведомство признает это не обязанностью, а правом налогоплательщика (письма Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875и от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097). А все потому, что Налоговый кодекс РФ не содержит требования о нормировании затрат на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Поэтому нормировать или нет затраты на ГСМ, фирмы и предприниматели решают самостоятельно. Если выбран вариант в пользу нормирования, то для учета расходов можно использовать, во-первых, самостоятельно разработанные нормативы, во-вторых, данные завода-изготовителя автомобиля. А в-третьих — нормы, утвержденныераспоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Последние обязательны лишь для автотранспортных фирм. Обычные же компании и предприниматели могут использовать их по желанию.

Документы для учета ГСМ при УСН

Какой автомобиль используется

Основание для списания расходов

Автомобиль, принадлежащий организации

Стоимость ГСМ учитывается при «упрощенке» по статье «расходы на содержание служебного транспорта» (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Автомобиль, принадлежащий индивидуальному предпринимателю

Бизнесмены могут использовать личные автомобили в своей предпринимательской деятельности, законодательством это не запрещено. При этом возникающие расходы можно списать при упрощенной системе налогообложения. Стоимость ГСМ можно отразить как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для подтверждения этих расходов нужны накладные, чеки, квитанции и путевые листы, свидетельствующие о том, что транспорт использовался в производственных целях (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на техническое обслуживание автомобилей относятся к материальным расходам на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Особых условий для списания подобных расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ нет. Достаточно оплаты. Что же касается ремонтных расходов на автомобили, то их можно учесть в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, причем также сразу после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если автомобили используются в производственной деятельности, то затраты как на их обслуживание, так и на ремонт будут обоснованными

Машина, арендованная у сотрудника

ГСМ при аренде автомобиля можно списать на расходы в качестве либо материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо затрат на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт фирма могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Кроме того, в расходах можно учитывать и выплачиваемую арендную плату сотруднику (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Индивидуальный предприниматель не вправе заключить сам с собой договор на аренду транспортного средства, поскольку это влечет за собой прекращение обязательства (ст. 413 ГК РФ)

Личная машина сотрудника, используемая им в служебных целях

В этой ситуации стоимость ГСМ нельзя учесть как отдельную статью расходов. Учитывается лишь общая сумма выплаченной компенсации сотруднику, причем в пределах норм (подп. 12 п.1 ст. 346.16 НК РФ). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. в месяц. А для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. Данные нормы установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, техническое обслуживание, ремонт и т. п. (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Поэтому вы можете утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при упрощенной системе сможете лишь установленную норму.

Более того, надо принимать во внимание тот факт, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз. Это специалисты Минфина России уточнили в своем письме от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140

Учет стоимость ГСМ при УСН

Для чего нужен

Как оформлять

Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

В путевом листе фирме и предпринимателю лучше указывать конкретный маршрут каждой поездки и соответствующий ему расход топлива автомобиля

Накладные, чеки АЗС, выписки со счета

Первичные платежные документы подтвердят, что расходы на ГСМ были фактически оплачены

Перечень документов, которые «упрощенцу» выпишет продавец ГСМ, зависит от того, как приобретают топливо. Если водитель расплачивается на АЗС наличными, то ему выдадут кассовый чек. Безналичные покупки по топливным картам подтвердят отчеты продавца, выписки со счета и ежемесячная накладная

Авансовый отчет необходим, если топливо приобреталось через подотчетное лицо. К отчету работник прикладывает документы об оплате

Расходы, оплаченные подотчетным лицом, считаются оплаченными работодателем на дату утверждения авансового отчета. При условии, что долга перед сотрудником нет

Приказ директора о порядке учета расходов на ГСМ

Документ понадобится, чтобы установить, каким способом «упрощенец» определяет размер расходов по ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

Приказ составляйте в произвольной форме. В документе надо предусмотреть нормативы ГСМ или указать, что вы списываете расходы на ГСМ в полной сумме.

Обратите внимание: нормировать расходы можно как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. А можно и не нормировать. В бухгалтерском учете расходы на ГСМ разрешается списывать в размере фактически понесенных затрат, то есть без нормирования (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете обязательных требований к нормированию также не установлено. Фактический расход топлива подтверждает путевой лист

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

Можно ли расходы на ГСМ не нормировать, а списывать в полной сумме

Можно. Обязательных требований к нормированию стоимости ГСМ ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предъявляет. При этом, если нормы вы не применяете, будьте готовы обосновать объем списываемого топлива в налоговом учете. Целесообразно установить одинаковый подход к учету расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. То есть либо и там и там применять нормы, либо не применять

Какие способы нормирования существуют

«Упрощенец» может выбрать один из трех вариантов.

Первый — применять нормы, разработанные Минтрансом. Второй — учитывать ГСМ в пределах норм, установленных изготовителем .

Третий вариант учета расходов — использовать нормы, разработанные самостоятельно. Подтверждать эти нормы будут акты контрольного заезда транспортного средства в заданных условиях

Является ли нарушением пересмотр норм топлива в середине года

Это допускается, если изменение норм ГСМ обоснованно. Например, оказалось, что новый автомобиль расходует больше топлива, чем установили изначально. В расходы УСН списывают только экономически оправданные затраты, которые подтверждены документами. Причину изменений укажите в приказе директора фирмы о новых нормативах расхода топлива

Можно ли разработать разные нормы расхода ГСМ на зимнее и летнее время

Да, можно, законодательство это не запрещает. В приказе директора отразите, какие периоды считаются зимними и летними. Укажите зимние и летние нормы расхода топлива

Можно ли перерасход топлива удержать из заработной платы водителя

Можно, если перерасход — вина водителя. А это может установить комиссия, состоящая из директора и других специалистов (ст. 247 ТК РФ). Обязательно надо попросить работника объяснить перерасход. Издать распоряжение об удержании директор вправе только в течение месяца после расчета ущерба фирмы. И в размере, не превышающем один средний месячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок пропустили или сумма ущерба больше, то взыскать средства с работника можно только через суд

Бухучет ГСМ при УСН

ГСМ оплачены через подотчетное лицо

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— выданы работнику средства на покупку ГСМ

Расходный кассовый ордер

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

— приняты к учету ГСМ

Авансовый отчет работника

ДЕБЕТ 20 (25, 26) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

— списана стоимость потраченного ГСМ на расходы

ГСМ оплачены безналичным перечислением на счет продавца

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— перечислены деньги на покупку ГСМ

Выписка со счета «упрощенца»

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60

— приняты к бухгалтерскому учету купленные ГСМ

Накладная или иной первичный документ от поставщика

ДЕБЕТ 20 (25, 26) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

— списана стоимость потраченного бензина на расходы

2. Расходы на шины при УСН

Затраты на всесезонные шины «упрощенец» может списать на расходы единовременно.

Расходы на зимние шины придется учитывать по мере эксплуатации шины (в зависимости от срока полезного использования).

Подробнее смотрите в видео-комментарии эксперта по учету расходов на шины при УСН:

3. Расходы при УСН на ремонт авто

Если работы проводит сторонняя фирма, то для подтверждения расходов вам понадобится договор о проведении ремонта, калькуляция расходов и акт выполненных работ.

Если вы ремонтируете машину сами, составьте смету трат, указав в ней количество деталей, необходимых для ремонта, и их стоимость. После того как бумаги будут оформлены, а ремонт оплачен, спишите цену работ на расходы сразу после оплаты (подп. 3 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 и п. 1 ст. 252 НК РФ)

4. Расходы на покупку авто

Покупка автомобиля при УСН

Можно ли в налоговом учете при УСН отнести на расходы стоимость автомобиля

Да, можно включить в налоговую базу при УСН затраты на покупку автомобиля (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы списать покупку автомобиля на расходы, нужно выполнить три условия: ввести транспорт в эксплуатацию, начать использовать в предпринимательской деятельности и оплатить расходы (п. 3 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом, чтобы принять к учету автомобиль, не нужно дожидаться его госрегистрации (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 10.12.95 № 196ФЗ)

В каком порядке списывать расходы на автомобиль

Если соблюдены все три условия для учета, затраты на покупку авто включайте в расходы при УСН ежеквартально равными долями в течение первого календарного года использования объекта (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, если вы ввели в эксплуатацию полностью оплаченный автомобиль ценой 600 000 руб. в мае 2017 года, то на конец каждого квартала (30 июня, 30 сентября и 31 декабря) отражайте в затратах при УСН по 200 000 руб. Таким образом, полную стоимость основного средства вы спишете 31 декабря 2017 года

Как учесть стоимость автомобиля, купленного в рассрочку

Стоимость авто, купленного в рассрочку, списывайте на затраты при УСН по мере его оплаты (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ и письмо ФНС России от 06.02.2012 № ЕД-4-3/1818). Однако учитывайте уплаченную сумму не сразу в текущем квартале, а распределяйте ее по кварталам, оставшимся до конца года. То есть каждую оплату списывайте так, как если бы вы учитывали полностью оплаченное основное средство. При этом относите цену на затраты в последнее число каждого отчетного (налогового) периода (письмо Минфина России от 17.05.2011 № 03-11-06/2/78)

Как учесть стоимость автомобиля, купленного в рассрочку

Например, если первый платеж за транспорт вы перевели в I квартале (допустим, в январе), то включайте 1/4 его часть в расходы при УСН каждый квартал: 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. Когда сумма отдана во II квартале, распределяйте ее уже на три квартала и списывайте на расходы в июне, сентябре и декабре. Соответственно если платеж пришелся на IV квартал, всю его величину отнесите на затраты 31 декабря. Если же до конца года задолженность по объекту вы не погасите (такое возможно, когда рассрочка дана на несколько лет), то неоплаченные части перенесите на следующий год. И продолжайте учитывать их в таком же порядке

Как отразить покупку автомобиля в Книге учета доходов и расходов

Отражайте расходы на покупку авто в разделе II Книги учета. Причем запись делайте на последнее число отчетного (налогового) периода в размере фактически уплаченных сумм (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Итоговые данные из раздела II перенесите в раздел I Книги учета — в графу 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».
При оплате автомобиля по частям каждую сумму оплаты за квартал отражайте как отдельный объект основных средств

Какими проводками отразить покупку автомобиля

В бухучете расходы, связанные с приобретением автомобиля, отражайте на счете 08. То есть формируйте следующие проводки:
ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 60 (76)
— отражена стоимость купленного имущества;
ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 23 (26, 70, 76…)
— отражены расходы на покупку объекта и доведение его до состояния, пригодного к использованию

Как в бухучете принять купленный автомобиль к учету и ввести его в эксплуатацию

Принятие автомобиля к учету отражайте на счете 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Если основное средство вводится в эксплуатацию одновременно с принятием его на учет, то делайте запись:
ДЕБЕТ 01 (03) КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
— принято к учету и введено в эксплуатацию купленное основное средство.Если автомобиль вводится в эксплуатацию позже его принятия на учет, то откройте к счету 01 (03) такие субсчета: «Основные средства на складе (в запасе)» и «Основные средства в эксплуатации». Принятие объекта к учету отразите проводкой:

Как в бухучете принять купленный автомобиль к учету и ввести его в эксплуатацию

ДЕБЕТ 01 (03) субсчет «Основные средства на складе (в запасе)» КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
— принято к учету купленное основное средство.При вводе автомобиля в эксплуатацию произведите запись:
ДЕБЕТ 01 (03) субсчет «Основные средства в эксплуатации» КРЕДИТ 01 (03) субсчет «Основные средства на складе (в запасе)»
— введено в эксплуатацию купленное основное средство

5. Расходы на аренду автомобиля при УСН

Арендная плата

Можно ли учесть в расходах при УСН арендную плату

Да, после оплаты арендодателю всю сумму арендной платы включите в налоговую базу при УСН (подп. 4 п.1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ)

Какие документы обоснуют выплату арендной платы

Договор аренды и акт приема-передачи автомобиля

Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендная плата перечисляется работнику за использование его автомобиля

Да, так как арендная плата в этом случае — это доход работника. Поэтому при его выплате удержите и уплатите в бюджет НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Сделать это нужно не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы

Облагается ли страховыми взносами арендная плата, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля

Арендная плата не облагается страховыми взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).
При аренде автомобиля с экипажем сама сумма арендной платы, перечисленной работнику, не будет облагаться взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
В договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды.

Ремонт арендованного автомобиля

Можно ли учесть расходы на ремонт автомобиля

Чтобы учесть затраты на ремонт, в договоре аренды укажите, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Тогда подобные расходы будут обоснованными и уменьшат налоговую базу при УСН в полной сумме (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Договор по аренде авто при УСН

Содержание

Укажите, как передается транспортное средство — с экипажем или нет. Опишите транспортное средство (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Укажите его марку, год выпуска и цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Если аренда без экипажа, также лучше прописать пробег и технические характеристики машины. Кроме того, в этом случае арендодатель должен передать арендатору свидетельство о регистрации машины, технический паспорт и талон техосмотра

Размер арендной платы

Укажите размер арендной платы и порядок ее выплаты (ст. 614 и 654 ГК РФ)

Если не указать срок аренды транспортного средства, то считается, что договор заключен на неопределенный срок

Ремонт транспортного средства

По общим правилам арендатор обязан проводить ремонт транспортного средства (ст. 644 ГК РФ). Однако в договоре можно установить иной порядок. Например, такой: «Арендодатель обязан при необходимости за свой счет проводить капитальный ремонт Транспортного средства. Арендатор обязан поддерживать Транспортное средство в надлежащем состоянии и проводить за свой счет текущий ремонт транспорта»

Наличие доверенности, дающей лицу полномочия сдавать в аренду автомобиль

По общему правилу право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику (ст. 608 ГК РФ). Однако заключить договор аренды от имени собственника может любое лицо. Главное — наличие доверенности.
Без доверенности сам договор аренды автомобиля с лицом — несобственником считается недействительным. Следовательно, и расходы по такому договору будут признаваться необоснованными как противоречащие законодательству. При этом нотариального заверения такой доверенности не требуется, ее можно составить в произвольной форме (ст. 163 и 186 ГК РФ)

6. Компенсация работнику за использование его авто в интересах работодателя

Компенсация работнику за использование его авто в интересах работодателя — это когда работник использует свой автомобиль для работы. Например, развозит товар по клиентам.

Можно ли учесть в расходах при УСН компенсации за использование легкового автомобиля

Можно, только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они составляют 1200 руб. в месяц за использование в служебных целях легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 куб. см, за использование в служебных целях мотоциклов — 600 руб. в месяц (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Компенсации, выплаченные сверх норм, при расчете единого налога не учитываются. Причем компенсация по нормам включает в себя в том числе и стоимость израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).
Норма установлена в расчете на полный месяц использования автомобиля — в течение всех рабочих дней. За те дни, когда автомобиль не использовался в работе компании, компенсацию не выплачивайте

Входит ли в налоговую базу при УСН стоимость компенсации за использование грузового автомобиля

Компенсацию за использование грузового автомобиля в расходы включить нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля

Не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ , письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/[email protected] и подп. 2 «и» п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ)*

* Если сотрудник использует в работе арендованное имущество или, например, управляет автомобилем по доверенности, компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина России от 21.09.2011 № 030406/6228 и Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19). Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса РФ предполагает выплату компенсации за использование работником личного имущества. Компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом РФ не предусмотрены. То есть компенсация считается законодательно установленной и не облагается НДФЛ только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это подразумевает, что автомобиль находится в собственности арендодателя.

7. Расходы на страховку при УСН

Расходы при УСН на ОСАГО. В налоговом учете при УСН вы можете списать стоимость обязательного страхования, коим является ОСАГО (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). На расходы спишите всю фактически уплаченную стоимость полиса сразу после его оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Расходы при УСН на каско. Уменьшить налоговую базу по «упрощенному» налогу на стоимость полиса КАСКО нельзя. Дело в том, что при УСН можно учесть расходы только на обязательное автострахование. Затраты на уплату страховки по добровольному страхованию — КАСКО не входят в перечень расходов, которые можно учесть при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ и письмо Минфина России от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119)

8. Стоимость платной парковки при УСН

Стоимость парковки при УСН сразу после оплаты спишите на расходы в качестве материальных затрат всю стоимость оплаты за парковку (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы на парковку подтвердят квитанция на парковку автомобиля, соответствующая требованиям постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, и кассовый чек с указанием ИНН организации, выдавшей этот чек.

Смотрите еще:

  • Неустойка каско закон защите прав потребителей Неустойка по каско по Закону о защите прав потребителей Позиции судов по взысканию неустойки, предусмотренной пунктом 5 статьи 28 Закона Российской Федерации "О защите прав […]
  • Статья 2231 ук рф комментарий "Комментарий к главе 23 Уголовного кодекса Российской Федерации "Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях" (постатейный). Судебная практика" (Шнитенков А.В.) […]
  • Общий долг россии на 2014 Внешний долг России В общий внешний долг России входят долги компаний, долги банков, долги ЦБ РФ, долги субъектов РФ, долги государственных и коммерческих структур резидентов Российской […]
  • Трудоустройство иностранных граждан имеющих вид на жительство Нужно ли оформлять разрешение на работу при приеме гражданина Украины, имеющего вид на жительство? Установлены ли сроки для получения ИНН иностранным гражданином? Рассмотрев вопрос, мы […]
  • Защита прав потребителей в москве телефоны Телефоны доверияГорячие линии Телефон доверия, в отличии от горячей линии, по определению, является анонимным. Имейте это ввиду, когда Вас, разговаривая по телефону доверия, попросят […]
  • Жилищная инспекция в астрахани Граждане могут обратиться в службу жилищного надзора Астраханской области: лично по адресу: г.Астрахань, ул. Набережная 1 Мая, д.75/48 – 8 этаж. Личный прием граждан ведется каждую среду, […]
  • Алименты от 18000 на ребенка Можно ли подать на алименты, если муж выплачивает 50% от зарплаты в счет долга перед банком? С мужа по решению суда снимают 50 процентов от зарплаты за кредит сбербанка, его зарплата 18000 […]
  • Мировой суд на дмитровском шоссе Мировые судьи (Тимирязевский суд), Дмитровский, с/у 336-338 Судебный участок мирового судьи №336 Мировой судья: Воронова Елена Михайловна Телефон для справок: 8 (495) 484-75-69 Телефон […]

Обсуждение закрыто.